Esteira de IA em agência de comunicação

Desafio

A Partners é uma agência de Comunicação 360 que atua desde 1994 atendendo contratos públicos conquistados por meio de Licitação, nas verticais de: Comunicação Corporativa, Comunicação Digital e Publicidade e Propaganda. Os clientes da empresa são espalhados por todo território nacional.

Dentro desse cenário, eficiência operacional atrelada a qualidade e inovação, são diferenciais competitivos para o seu modelo de negócio. O setor de comunicação pública, regido por contratos adquiridos via licitação, tem passado por mudanças profundas. Nos últimos anos, a competição se intensificou, e novos fornecedores têm surgido, prazos cada vez menores e custos reduzidos, sendo inviável acompanhar com estruturas tradicionais de times.

Dessa forma a Partners se deparou com o seguinte desafio:

Como continuar competitiva em um ambiente onde a pressão por produtividade e redução de custos cresce diariamente, sem comprometer a qualidade exigida pelos órgãos públicos?

Além disso, havia um obstáculo adicional:

Os processos internos, por envolverem etapas detalhadas e grande volume operacional, consumiam tempo, esforço e recursos que poderiam ser direcionados para atividades estratégicas.

Diante desse cenário, a Partners passou a repensar seus modelos tradicionais e buscar novas formas de ganhar eficiência, padronização, qualidade e velocidade. Era necessário dar um salto e esse salto só poderia vir por meio da Inteligência Artificial.

Solução

Entendendo que a transformação digital não seria apenas uma vantagem, mas uma condição para sobrevivência competitiva, a Partners criou um projeto interno estruturado e totalmente orientado à inovação: a Esteira de IA.

Mais do que um processo, a Esteira se tornou um movimento cultural dentro da empresa, criando espaço real para que os times participassem da evolução tecnológica da organização.

Como funciona a Esteira de IA

O processo foi construído em etapas colaborativas:

1. Escuta ativa dos times

Mensalmente a área de Inovação da Partners se reúne com a equipe de Atendimento que atende aos clientes no dia a dia operacional, composta pelos times: Design, Audiovisual, Monitoramento e Digital.

Nesse encontro com duração média de uma hora, as equipes apresentam sugestões de Inteligência Artificial que podem contribuir para otimizar os processos dos seus setores. Dessa forma, a empresa atua na disseminação da cultura de aprendizado self learning, impulsionando os colaboradores a prospectarem sempre mais conhecimento a respeito do mercado da IA.

2. Curadoria e sugestões adicionais

Após a escuta ativa das áreas, o setor de inovação da Partners também apresenta IAs que possam se encaixar nos fluxos de trabalho dos times, ampliando as possibilidades e expondo outras soluções adicionais.

Com todas as possibilidades na mesa, os coordenadores das áreas em consonância com a gerência de inovação, e de atendimento, definem quais IAs serão testadas naquele período de 30 dias.

3. Semana de testes

Com a definição das ferramentas é chegado o momento dos testes práticos. Os times passam a utilizar as IAs em tarefas reais, e preenchem a cada atividade onde se usou IA, um formulário quantitativo para metrificação dos resultados, mapeando assim pontos de atenção, como: ganho de agilidade, qualidade, recomendação da adoção da ferramenta, limitações e observações adicionais que queiram compartilhar.

Já para uma escuta qualitativa, toda semana existe um momento oficial para reporte de cada colaborador da área de atendimento junto ao time de inovação promovendo uma conversa sobre os testes daquele período, nos quais são debatidos:

● dores encontradas;
● resultados positivos;
● possíveis ganhos de produtividade;
● desafios percebidos,
● aderência ao fluxo real da área.

Perguntas quantitativas do formulário:

● Nome do colaborador e equipe;
● Ferramenta testada;
● Contextualização da IA testada;
● Tempo investido normalmente na tarefa se não tivesse IA;
● Tempo real investido na tarefa com uso de IA;
● Em relação ao ganho ou não de tempo usando a IA em comparação com o
tempo gasto atualmente, como você classificaria o resultado? (nota de 1 a 5);
● De 1 a 10 avalie a facilidade de entendimento da IA em relação ao prompt de
comando;
● De 1 a 10 avalie a qualidade e o resultado final entregue pela IA;
● De 1 a 10 avalie a usabilidade e experiência fornecida pela ferramenta de IA;
● Você recomendaria a utilização dessa ferramenta como ajuda no seu dia-a-
dia de trabalho? (Sim x Não);
● Possui alguma justificativa para sua resposta acima?

4. Validação final pelos próprios colaboradores

Ao final de um ciclo de 30 dias, é feita análise quantitativa metrificada pelos formulários preenchidos, e a última escuta qualitativa, para assim, resultar na seleção oficial das IAs aprovadas pelos times, ou seja, aquelas que realmente trazem valor e resolvem problemas concretos são contratadas oficialmente pela empresa.

Esse modelo garante:

● engajamento;
● adoção real;
● soluções aderentes,
● zero desperdício de investimento.

Como a esteira de IA tornou-se um fluxo contínuo, as ferramentas já adotadas entram na rotina das equipes. Mas se identificadas novas possibilidades mais atrativas, elas podem vir a ser substituídas pelas novas que são experimentadas ou até mesmo, adoção de mais uma IA focada na mesma vertical.

O time também se atenta que é a soma de várias IAs atrelada ao refinamento técnico e criativo dos colaboradores que resulta no produto final. Além disso, uma IA descartada em uma esteira, pode acabar voltando para teste na próxima edição, afinal a evolução da IA em uma semana pode ser gigantesca.

Resultado

Como ação recorrente de disseminação do letramento em IA, as pessoas que se destacam na manipulação das IAs validadas nas esteiras são convidadas para montarem um treinamento para os times. Esse rollout é promovido de maneira remota e fica gravado, assegurando o acesso sob demanda para eventuais extrações de dúvidas e aperfeiçoamento.

Com as IAs selecionadas um novo formulário passa a ser preenchido pelos times, a cada tarefa um preenchimento, para que a empresa acompanhe o percentual do uso de IA nas atividades do dia a dia e também a validação dos clientes com relação a sua aplicação no cotidiano. Dessa forma, a métrica aponta tanto a usabilidade interna que justifica o investimento e a eficiência operacional, quanto a qualidade das entregas, via análise do aceite sem refação das demandas dos clientes.

Todo esse resultado é analisado via dashboard de Power BI que extrai as informações por meio da ferramenta de gestão de demandas adotada pela agência. Dessa forma, o corpo de lideranças possui uma visão gerencial à vista para monitoramento e tomadas de decisão de acordo com os dados.

No último trimestre durante a escrita desse case, de 01/09/2025 a 30/11/2025, os dados apontam que metade das atividades dos times de operação da área de atendimento utilizaram a IA em suas tarefas, dessas, 92,72% tiveram validação imediata do cliente, ou seja, não contemplaram pedidos de reajustes. Os 7,28% que não foi aprovado de primeira, representam retornos de algum pedido alteração no entregável, algo que é comum no ambiente de agências, seja com IA ou sem.

Ainda nessa vertical de uso de IA, para que a agência possa reconhecer os colaboradores que se destacam e ter uma atuação mais próxima de letramento em IA para os que ainda estão em desenvolvimento do uso desse recurso em sua rotina, é gerado no BI um painel por área, onde ao clicar, você consegue acompanhar o percentual de uso por time, e por colaborador dessa equipe. Esse dado permite uma atuação mais cirúrgica diante desse desafio cultural de adaptação a esse novo modelo de uso de IA no mercado.

Depoimento

“Encaramos um desafio frontal: como sustentar a qualidade e a competitividade em um mercado de comunicação pública que exige velocidade e custos cada vez menores? A resposta não estava em apertar parafusos, mas em uma reengenharia cultural.

Ao colocar o poder de decisão e o conhecimento das ferramentas nas mãos dos nossos times: Design, Atendimento, Monitoramento e Digital, garantimos que a inovação fosse adotada, e não imposta. Nossa metodologia de escuta ativa e testes rigorosos (o famoso ‘teste de 30 dias’) asseguramos zero desperdício de investimento e adoção real.

Hoje, a Esteira nos dá uma visão gerencial à vista, por meio do Power BI, provando que é possível ter eficiência operacional e, ao mesmo tempo, elevar a qualidade das entregas validadas pelos
clientes.

Com a IA absorvendo parte do volume operacional, liberamos o que temos de mais valioso: o refinamento técnico, a criatividade e a parceria de cada colaborador. É, por isso, que a Partners se mantém não apenas competitiva, mas na vanguarda da comunicação”.

Samuel Costa (Gerente de Inovação)

Publicado em: 23 de fevereiro de 2026